Format dokumen
Facebook
Twitter
LinkedIn

Apa Itu Dokumen? Apa Saja Jenis Dokumen?

Siapa yang masih bingung mengenai apa yang dimaksud dokumen? Lalu apa saja fungsinya?  Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai pertanyaan-pertanyaan diatas

Secara umum dokumen merupakan sebuah surat atau sekumpulan tulisan baik berbentuk cetak maupun online yang memuat sekumpulan informasi penting dan berguna. Dokumen juga salah satu barang yang tidak lepas dari kehidupan manusia era kini. Pasalnya, dokumen menjadi salah satu kewajiban yang harus dimiliki dan dijaga seperti dokumen dalam sebuah instansi perusahaan maupun lembaga pemerintahan serta pendidikan. 

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia atau yang sering dikenal KBBI, dokumen memiliki beberapa pengertian seperti : 

  1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian)
  2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos 
  3. Rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan 
  4. Berkas yang berisi teks yang dibuat dengan perangkat lunak pengolah kata

Melalui pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa dokumen merupakan sekumpulan tulisan yang memuat data penting seperti surat perjanjian, sebuah naskah yang ditulis dalam bentuk media cetak serta online. Namun, seiring berkembangnya zaman dokumen pun memiliki pengertian yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan manusia.

Jika dahulu dokumen merupakan tulisan yang berisi informasi berguna atau bisa dibilang memiliki sifat yang positif, berbeda dengan saat ini dokumen juga merupakan sebuah tulisan yang memuat hal-hal negatif seperti kumpulan informasi mengenai kasus kejahatan seseorang yang tidak boleh hilang berkasnya. Karena dokumen seperti ini sangatlah dibutuhkan oleh beberapa instansi hukum untuk bisa segera merampungkan peristiwa yang sedang terjadi. Maka dari itu, beberapa dokumen diperlakukan sangat istimewa karena memang merupakan sebuah barang yang penting.

Daftar Isi

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi yang Dimiliki

Terlepas dari pengertian dokumen dan pemaknaan dokumen yang berbeda di zaman sekarang. Dokumen juga memiliki banyak jenisnya. Mari sekarang kita akan bahas satu per satu ya jenisnya.

  1. Dokumen Dinamis, yakni dokumen yang berfungsi untuk kepentingan keseharian di kantor dan paling sering digunakan untuk penyelesaian terhadap tugas karyawan
  2. Dokumen Statis, yakni dokumen yang tidak sering digunakan dalam kegiatan kantor, biasanya hanya menjadi arsipan saja. 

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

  1. Dokumen Literel, yakni dokumen yang berasal dari rekaman, sebuah gambar maupun tulisan dan dicetak. Seperti buku, majalah, film. 
  2. Dokumen Korporil, yakni dokumen yang berupa benda-benda sejarah dan biasanya disimpan dengan rapih di museum. Seperti patung, uang, senjata kuno hingga uang logam kuno. 
  3. Dokumen Privat, yakni dokumen yang sifatnya privasi biasanya jenis ini menyimpan pengarsipan tulisan-tulisan yang penting. Seperti surat dinas, surat pemerintah yang statusnya rahasia. 

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

  1. Dokumen Pribadi, yakni dokumen yang berisi tentang kepentingan diri sendiri. Seperti Surat Izin Mengendarai (SIM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), ijazah, paspor.
  2.  Dokumen Niaga, yakni dokumen yang berkaitan dengan transaksi jual beli bisa juga dijadikan alat penukaran. Seperti kwitansi, faktur, cek uang. 
  3. Dokumen Sejarah, yakni dokumen yang berisi tulisan serta informasi di masa lalu. Seperti teks proklamasi, pancasila serta UUD.
  4. Dokumen Pemerintah, yakni dokumen yang berisi tulisan ketatanegaraan atau berkaitan dengan negara.

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Pemilihannya

  1. Dokumen Primer, yaitu dokumen yang berisi tulisan dari hasil penelitian serta hasil observasi. Seperti disertasi, laporan penelitian, jurnal
  2. Dokumen Sekunder, yakni dokumen yang isinya berupa bibliografi. Seperti kamus, indeks buku ataupun daftar pustaka. 
  3. Dokumen Tersier, yakni dokumen yang memuat seputar literatur. Seperti panduan literatur.

Fungsi Dokumen

Dari pengertian serta banyaknya jenis dokumen, dokumen juga memiliki banyak fungsi. Berikut adalah fungsi-fungsi dokumen 

    1. Sebagai alat bukti yang sah untuk suatu peristiwa.
    2. Sebagai alternatif penyimpanan dokumen secara online, jika suatu hari ada musibah yang terjadi seperti gempa bumi, banjir.
    3. Sebagai alat validasi  untuk menunjukkan sesuatu yang sudah disepakati, seperti dokumen surat perceraian dan hak asuh anak.
    4. Sebagai pendukung pengiriman kargo, seperti pengiriman barang maupun surat dari perusahaan.
    5. Sebagai bukti transaksi sebuah pembelian serta penjualan, seperti kumpulan struk. 
    6. Sebagai penyimpanan soal financial, biasanya laporan pajak negara.
    7. Sebagai dokumen bisnis, yang isinya meliputi perjanjian kontrak serta tanda tangan kolaborasi bersama.

Dokumen memang sebuah barang yang tidak akan pernah dilupakan. Mengingat ternyata dokumen memiliki banyak fungsi untuk memudahkan manusia. Selain itu, jangan lupakan juga bahwa beberapa jenis dokumen harus dijaga dengan baik dan benar sehingga saat ingin mencarinya di suatu waktu, keadaannya masih dalam baik dan tertata dengan rapih.

Apabila Anda memiliki banyak dokumen, Anda bisa menyimpannya secara digital dengan folderlink. Produk penyimpanan dokumen yang mampu menyimpan dokumen dengan aman, memiliki banyak fitur yang dapat membuat dokumen terintegrasi dengan lebih baik.

More to explorer